X-OUT – 20 Jahre Briefe einfach drucken

1998 suchte die AOK Berlin, heute AOK Nordost, eine Lösung, um das Bearbeiten von Briefen aus dem Hostsystem IDVSII heraus einfacher und einheitlicher zu ermöglichen. Denn die Anwendung erzeugte täglich eine große Menge (800-1000 pro Tag) an Nettodatenströmen, um die Kommunikation mit den Versicherten zu sichern.
In dieser Anwendung war es sehr zeit- und kostenintensiv, Vorlagen für Briefe zu erstellen. Mit weiteren Anwendungen wäre der Prozess noch undurchsichtiger und komplexer geworden. Eine neue Lösung musste her.

Gemeinsam mit der Krankenkasse entwickelte die data experts die Software X-OUT, eine Output Management Lösung, mit der Dokumente aus unterschiedlichen Systemen heraus einheitlich erstellt werden können. Das neue System X-OUT ermöglichte es der Krankenkasse auch, schneller auf rechtliche sowie technische Anforderungen reagieren zu können sowie vorbereitet zu sein, digitale Ausgabeziele problemlos anzubinden. So lässt sich nicht nur die Kommunikation mit den Versicherten über eine zentrale Plattform steuern, die prozess- und anwendungsübergreifend funktioniert. Die Kunden erhalten die gewünschten Informationen auch über den von ihnen bevorzugten Kanal, ob gedruckt oder digital.

X-OUT stellt zudem sicher, dass die Mitarbeiter nur Briefe verschicken, die den formalen Richtlinien des Corporate Designs entsprechen, unabhängig ob Sie einen individuellen oder einen Serienbrief (Massendruck) versenden. Zudem werden die Briefe nachvollziehbar sowie revisionssicher versandt und archiviert. Um Fehler zu vermeiden, unterstützt X-OUT das regelbasierte Drucken durch eine automatisierte Prüfung der Dokumente.

Durch ihre modulare Architektur ist X-OUT uneingeschränkt skalierbar und passt sich neuen Anforderungen, Arbeitsumgebungen, Prozessabläufen sowie zukünftigen Ausgabeformaten problemlos an.

Inzwischen hat sich die data experts fast zu einem Full-Service-Provider für ihre X-OUT Kunden entwickelt. Wir beraten, entwickeln Software und helfen dabei Vorlagen zu erstellen und zu pflegen. Neben der Beratung unterstützen unsere Technischen Redakteure und entlasten die Kunden insbesondere in Phasen der Einführung, bei Fusionen bzw. bei überdurchschnittlicher Belastung, indem sie X-OUT Dokumentvorlagen erstellen und pflegen.

Von 1 zu 5 – Entwicklung der Anwendung

Seit 1998 – AOK Nordost ca. 6.000 Anwender

Seit 2013 – AOK Niedersachsen ca. 7.000 Anwender

Seit 2013 – Viactiv ca. 1.200 Anwender

Seit 2015 – AOK Bremen / Bremerhaven ca. 600 Anwender

Seit 2016 – AOK Sachsen-Anhalt ca. 1.900 Anwender

Kundenfeedback:

Dr. Martin Kunz, Projektleiter Einführung X-OUT AOK Sachsen-Anhalt:

„Die AOK Sachsen-Anhalt hat 2017 X-OUT innerhalb von 7 Monaten eingeführt. Mit Unterstützung durch data experts wurden dabei 2.966 Dokumentenvorlagen zu X-OUT migriert und produktiv gesetzt. Inzwischen nutzen 1.900 Mitarbeiter die Software. Besonders hebt Dr. Kunz die lösungsorientierte Zusammenarbeit sowie die Stabilität der Systeme hervor.“

Sebastian Angerstein Leiter Geschäftsbereich Dokumentenmanagement AOK Niedersachsen:

„X-OUT ist der integrale Bestandteil der gesamten Kundenkommunikation in der AOK Niedersachsen. Wir können bedarfsorientiert sehr schnell und einfach Änderungen umsetzen und dabei neben dem klassischen Brief auch viele andere Kontaktkanäle bedienen. Die flexiblen Funktionen bieten zudem die Möglichkeit, eine wichtige Funktion im gesamten Dokumentenlebenszyklus einzunehmen und Dokumente medienbruchfrei und digital zu verarbeiten. Der gesamte Verarbeitungsverlauf ist dabei vollständig transparent.“

X-OUT ermöglicht es, die Kundenkommunikation einheitlich und leicht zu gestalten:

– Entlastung der Anwender durch Automatisierung von Routinearbeiten

– zentrale, prozess- und anwendungsübergreifende Plattform

– flexibel an bestehende Systeme anbindbar

– aktuell täglich bei über 15.000 Anwendern im Einsatz

→ Weitere Informationen zum Produkt (Link zur Produktseite)